Ketika perusahaan anda memiliki intensitas tinggi dalam transaksi pembelian proses manual tidak lagi efektif , otomisasi purchase order adalah solusi kelancaran bisnis anda.
Table of Content
1. Purchase order
Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dikirim dari pembeli ke pemasok dengan permintaan pesanan. Setiap PO akan menguraikan secara spesifik permintaan pembelian, termasuk deskripsi pesanan, jumlah barang, dan harga yang disepakati serta syarat pembayaran. Mereka juga mengidentifikasi nomor pesanan pembelian (PO)
2. Penjelasan Otomisasi PO
Otomatisasi PO adalah metode menggunakan platform otomatisasi untuk memproses persetujuan PO . Perangkat lunak terpusat akan secara otomatis mengirim permintaan pembelian ke anggota tim yang sesuai untuk ditinjau dan disetujui. Setelah disetujui, PO akan secara otomatis dibuat dalam ERP,
Proses PO bisa saja berbeda beda pada tiap perusahaan, cek bagan berikut untuk proses nya :
Dengan proses otomatis di tempat, tim akuntansi Anda dapat lebih mudah mengelola faktur masuk, pembayaran, dan memungkinkan mereka untuk fokus pada aktivitas bernilai lebih tinggi. Ini juga Berlaku untuk proses PO
Kendala Umum yang dialami dalam proses Manual
- Kurangnya efisiensi dalam proses
- Penggunaan Kertas berlebih
- Tidak ada akuntabilitas atau visibilitas ke dalam proses
- Risiko keamanan
- Tidak ada regulasi atau kontrol
- Kendala Waktu
3. Proses Otomisasi Purchase Order
Ada banyak manfaat yang dapat Anda dan tim Anda manfaatkan dengan memanfaatkan solusi otomatisasi untuk mendorong proses PO Anda.
Di bawah ini adalah contoh atau proses PO otomatis. Langkah-langkah manual yang diperlukan telah menurun drastis, memungkinkan anggota tim memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada aktivitas yang bernilai lebih tinggi.
4. Manfaat Otomatisasi Purchase order
Jika Bisnis anda berurusan dengan banyak kertas, email, sistem lama, dan kurangnya keamanan saat memproses PO , maka menerapkan solusi otomatisasi akan memberi Anda dan tim Anda banyak manfaat.
Meskipun hasil berbeda-beda untuk setiap organisasi, di bawah ini adalah manfaat paling umum yang dialami perusahaan saat mengotomatiskan Proses PO :
Peningkatan Efisiensi Proses
Proses pengadaan otomatis memungkinkan Anda mengurangi waktu pemrosesan dan meningkatkan efisiensi proses. Dari penyederhanaan tugas biasa & berulang, hingga memastikan bahwa proses diikuti sesuai dengan aturan dan kontrol yang ditetapkan, otomatisasi memberdayakan tim Anda dengan kemampuan untuk memiliki visibilitas dan kepercayaan penuh.
Penghematan biaya
Ketika sebuah Perusahaan memproses secara manual, akan ada banyak biaya yang dikeluarkan baik yang diharapkan maupun yang tidak terduga. Mulai dari biaya kertas, tinta dan waktu yang dihabiskan untuk memproses Purchase Order,
Selain itu ada banyak proses yang tidak di dokumentasikan. Misalnya, waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen yang hilang, mengejar persetujuan, memproses pesanan dua kali dll.
Pengurangan Kesalahan Manusia
Human error akan anda jumpai Ketika melakukan Manual PO hal ini akan berdampak pada proses berjalan nya bisnis anda, ada beberapa kasus ketika terjadi kesalahan dapat merugikan perusahaan sampai ratusan juta Misalkan Melakukan pembelian 10 unit item pada PO hingga memesan 1000 secara tidak sengaja,
Solusi otomatisasi menghilangkan kebutuhan akan entri data manual dan memungkinkan tim Anda untuk melakukan pengecekan agar tidak membuat kesalahan. Sistem akan secara otomatis menandai item yang berada di luar kebijakan pembelian dan memungkinkan Anda untuk menentukan ambang batas pembelian.
Visibilitas ke dalam Proses
Pernahkah Anda bertanya pada diri sendiri, “Siapa yang memiliki dokumen itu?” atau “Apakah ini sudah disetujui?” Ini adalah pertanyaan umum yang ditanyakan saat memproses PO secara manual. Tidak ada cara untuk mengidentifikasi di mana hal-hal dalam proses, siapa yang memiliki PO, dan apakah itu telah disetujui atau tidak. Terlalu banyak waktu yang dihabiskan untuk mengejar persetujuan, menindaklanjuti pesanan, dan mencari tahu di mana semuanya.
Dengan memanfaatkan platform otomatisasi, tim Anda tidak akan lagi menghabiskan waktu untuk mencari informasi atau memeriksa status PO. Dengan visibilitas instan ke mana hal-hal berada dalam proses, tim Anda dapat segera menentukan di mana hal-hal dalam proses, siapa yang memilikinya, dan status setiap PO.
Fleksibilitas & Kontrol
Saat menggunakan platform otomatisasi, Anda dapat menentukan siapa yang dapat membuat keputusan, pembelian, dan lainnya. Sistem memberlakukan proses yang Anda dan tim Anda lakukan sehingga Anda dapat yakin bahwa aturan dan protokol keamanan dipatuhi. Baik tim Anda memiliki proses yang kompleks atau yang disederhanakan, otomatisasi memberikan fleksibilitas dan kontrol yang dibutuhkan tim Anda agar Purchase order diproses secara efisien.
Baca juga : Cara Kontrol Stok Barang Agar Tidak Kekurangan Stok
Keyowrd Search : Keyword search : Aplikasi toko baju, Software minimarket, Aplikasi toko buah dan daging, Aplikasi toko bangunan, aplikasi toko elektronik, Purchase order, otomisasi
