Dalam sebuah perusahaan, terdapat divisi manajemen persediaan yang memiliki tanggung jawab untuk mengelola dan mengawasi berbagai jenis persediaan, seperti bahan baku, barang jadi, dan lain sebagainya. Kehadiran divisi ini sangat krusial karena peran mereka sangat vital dalam operasional perusahaan.
Di samping itu, manajemen perusahaan juga berusaha untuk memastikan bahwa pesanan dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhan. Jika Anda masih merasa bingung mengenai konsep dan peran manajemen persediaan, silakan simak pembahasan berikut ini. Kami akan membahas pengertian, tujuan, metode, serta fungsi-fungsi dari manajemen persediaan secara terperinci untuk memperluas pemahaman Anda.
Table of Content
1. Pengertian Manajemen Persediaan
Dengan memahami konsep manajemen persediaan, Anda akan memiliki wawasan terhadap faktor-faktor yang memengaruhi manajemen persediaan. Selain itu, Anda akan dapat mengidentifikasi fungsi-fungsi dari manajemen persediaan dan menerapkan metode yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Manajemen persediaan adalah proses pengelolaan barang-barang yang tersedia, termasuk bahan mentah, barang setengah jadi, hingga produk jadi yang siap untuk dijual, melibatkan seluruh aspek dari tahap produksi hingga distribusi. Aktivitas yang terkait dengan manajemen persediaan mencakup pemesanan, evaluasi ketersediaan persediaan, pengelolaan penyimpanan, perhitungan biaya penyusutan, penjadwalan, dan perhitungan biaya kekurangan stok (shortage cost).
Memahami konsep manajemen persediaan menjadi penting karena memungkinkan para manajer untuk mengelola persediaan secara efektif dan efisien. Terlalu banyak persediaan dapat mengganggu arus kas perusahaan dan meningkatkan risiko kerugian akibat kerusakan atau bencana seperti kebakaran. Sebaliknya, persediaan yang terlalu sedikit dapat mengakibatkan kerugian, termasuk ketidakmampuan untuk memenuhi pesanan pelanggan dan kehilangan pelanggan yang setia.
Selain itu, Perusahaan juga harus bersiap menghadapi segala bentuk ketidakpastian, mulai dari ketidakpastian dalam produksi hingga pasokan.
Maka dari itu, menjalankan tugas dalam mengendalikan persediaan perusahaan memerlukan tingkat kesabaran, akurasi, dan ketekunan yang tinggi.
2. Tujuan Manajemen Persediaan
Tujuan utama dari manajemen persediaan adalah memastikan jumlah barang yang disimpan sesuai kebutuhan. Selain itu, tujuan manajemen persediaan adalah mencari cara untuk menyimpan barang persediaan seefisien mungkin dengan biaya yang minimal, sehingga perusahaan tidak mengalami kerugian.
Melalui manajemen persediaan, perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kemungkinan yang dapat menyebabkan kerugian, seperti hilangnya barang, kerusakan, atau kedaluwarsa.
3. Fungsi Manajemen Persediaan
Dari penjelasan tentang manajemen persediaan di atas, kita dapat menggambarkan bahwa fungsi utama dari manajemen persediaan adalah untuk mengurangi biaya dan meningkatkan profitabilitas perusahaan. Namun, untuk memahami dengan lebih rinci, kita dapat merinci tujuan dan fungsi manajemen persediaan sebagai berikut:
Memastikan Proses Produksi Berjalan dengan Lancar
Fungsi pertama adalah memastikan kelancaran proses produksi. Perusahaan sangat bergantung pada kelancaran proses produksinya.
Gangguan dalam proses produksi dapat menyulitkan pelanggan dalam memperoleh barang yang mereka butuhkan dan dapat mengakibatkan kerugian karena pelanggan mungkin beralih ke pesaing.
Jika situasi seperti ini berlanjut dalam jangka waktu yang lama, ada potensi ancaman terhadap kelangsungan hidup perusahaan.
Mencegah Terjadinya Kekurangan Persediaan
Banyak faktor yang dapat menyebabkan kelangkaan barang, seperti kehabisan stok, keterlambatan dalam proses produksi, atau kelangkaan bahan baku. Oleh karena itu, peran utama dari manajemen persediaan adalah mencegah terjadinya situasi-situasi seperti ini, yang bisa berdampak negatif pada kinerja dan profitabilitas perusahaan.
Mencegah Barang dari Supplier Tidak Sesuai Kebutuhan
Walaupun jarang terjadi, potensi kesalahan manusia masih tetap ada, terutama saat permintaan sedang tinggi.
Manajemen persediaan bertugas untuk menghindari potensi masalah ini terhadap perusahaan, sehingga kerugian yang mungkin dialami oleh perusahaan bisa diminimalkan.
Menyesuaikan Pembelian dengan Jadwal Produksi
Manajemen persediaan berfungsi untuk memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan jadwal produksi yang telah ditetapkan.
Ini penting untuk menghindari keterlambatan dalam proses produksi yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Meskipun terdengar sebagai hal yang sederhana, dampaknya sangat penting bagi kelangsungan bisnis perusahaan.
Mengantisipasi Permintaan yang Mendadak
Permintaan atau demand tidak dapat diprediksi secara pasti. Terkadang, terjadi permintaan di luar jadwal yang biasa.
Untuk menghadapi situasi semacam ini, manajemen atau pengaturan yang baik diperlukan agar perusahaan tetap siap menghadapi berbagai kondisi dan waktu.
4. Jenis-jenis Manajemen Persediaan
Bahan Mentah
Bahan mentah, yang sering disebut sebagai bahan baku, adalah bahan dasar yang digunakan dalam pembuatan suatu produk. Tanpa bahan mentah, produksi dan pengembangan produk tidak mungkin dilakukan.
Peran bahan mentah sangat penting dalam proses produksi, sehingga manajemen persediaan menjadi esensial dalam menjaga ketersediaan bahan mentah yang dibutuhkan selalu siap untuk proses produksi.
Barang Setengah Jadi
Selain bahan mentah, ada pula barang setengah jadi atau produk dalam tahap produksi. Barang ini belum sepenuhnya selesai dan memerlukan proses tambahan sebelum menjadi barang jadi yang siap digunakan atau dijual.
Manajemen persediaan barang setengah jadi bertujuan untuk mengawasi jumlah dan ketersediaan barang setengah jadi ini, dengan tujuan untuk memenuhi permintaan pasar.
Barang Jadi
Barang jadi adalah produk yang telah melalui tahap produksi, dari bahan mentah menjadi barang setengah jadi, dan akhirnya menjadi produk yang siap untuk dijual kepada konsumen atau digunakan.
Manajemen persediaan bertanggung jawab untuk mengatur pengiriman produk ini ke pasar dengan tujuan memaksimalkan keuntungan perusahaan dan menjaga stabilitas pasokan produk di pasar.
5. Metode dan Contoh Penerapan Manajemen Persediaan
Bagaimana caranya menerapkan metode manajemen persediaan yang baik dan efektif mungkin pertanyaan ini sering muncul dalam benak para pelaku bisnis.
Agar dapat mengelola persediaan secara efektif, perlu adanya penerapan metode yang sesuai. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur persediaan dengan tingkat efisiensi yang tinggi.
Untuk mencapai hal tersebut, penting untuk memiliki pemahaman yang mendalam tentang berbagai metode manajemen persediaan. Beberapa jenis metode manajemen persediaan yang dapat digunakan meliputi:
Baca juga : HPP : Pengertian dan Cara Menghitungnya
Metode Persediaan Average
Metode persediaan average adalah cara menghitung persediaan dengan mengambil nilai rata-rata tertimbang. Contoh dari penerapan metode ini adalah ketika perusahaan membagi total biaya barang dengan jumlah unit barang yang ada.
Dengan metode ini, persediaan barang terakhir dan biaya pokok penjualan digunakan dalam perhitungan rata-rata. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu khawatir tentang urutan penjualan produk yang harus diutamakan saat menggunakan metode ini.
Berikut adalah contoh penerapan metode persediaan average:
Langkah 1 Catat total biaya barang pada awal periode.
Langkah 2 Catat jumlah unit barang yang tersedia pada awal periode.
Langkah 3 Hitung rata-rata biaya per unit dengan membagi total biaya barang pada awal periode dengan jumlah unit barang yang tersedia pada awal periode.
Misalnya, pada awal periode, perusahaan memiliki total biaya barang sebesar Rp. 10,000 dan jumlah unit barang yang tersedia sebanyak 50 unit.
Rata-rata biaya per unit = Total biaya barang / Jumlah unit barang yang tersedia
Rata-rata biaya per unit = Rp. 10,000 / 50 unit = Rp. 200 per unit
Langkah 4 Setiap kali ada penjualan atau pengurangan persediaan, hitung biaya barang yang akan dibebankan dengan menggunakan rata-rata biaya per unit yang telah dihitung pada langkah 3.
Jika perusahaan menjual 100 unit barang, biaya barang yang akan dibebankan ke biaya pokok penjualan adalah Rp. 200 per unit x 100 unit = Rp. 20,000.
Langkah 5 Saat persediaan berubah (misalnya dengan pembelian tambahan), ulangi langkah-langkah di atas untuk menghitung rata-rata biaya per unit yang baru.
Metode persediaan average memungkinkan perusahaan untuk menghitung biaya barang yang akan dibebankan ke biaya pokok penjualan secara lebih sederhana karena tidak harus mempertimbangkan urutan atau harga per unit yang berbeda saat penjualan. Namun, metode ini juga memiliki kelemahan, terutama dalam situasi inflasi, di mana biaya barang yang lebih lama bisa lebih rendah dari biaya barang yang baru dibeli.
Metode Persediaan First In, First Out (FIFO)
Metode persediaan FIFO adalah metode yang mengatur bahwa barang atau produk yang masuk pertama kali ke dalam persediaan akan dikeluarkan atau dijual pertama kali juga. Dengan kata lain, barang yang pertama kali tiba atau diproduksi akan menjadi yang pertama keluar dari persediaan.
Contoh penerapan metode FIFO adalah ketika sebuah perusahaan memiliki beberapa batch produk yang sama dengan tanggal kedaluwarsa yang berbeda. Dalam metode FIFO, produk yang memiliki tanggal kedaluwarsa yang paling awal akan dijual atau digunakan lebih dulu, sementara produk yang lebih baru akan disimpan untuk digunakan kemudian.
Metode ini sering digunakan dalam industri yang memiliki barang dengan masa pakai terbatas, seperti makanan atau obat-obatan, untuk memastikan bahwa barang yang lebih lama tidak kedaluwarsa dan terbuang sia-sia. FIFO juga dapat membantu menghindari potensi penurunan nilai aset persediaan dalam situasi inflasi di mana harga barang mungkin meningkat seiring waktu.
Dengan kata lain, perusahaan harus menggunakan atau menjual barang yang tiba atau diproduksi pertama kali sebelum barang yang lebih baru. Prinsip FIFO ini bertujuan untuk menghindari kerusakan atau kedaluwarsa dari barang yang sudah ada dalam persediaan.
Metode Persediaan First In, Last Out (FILO)
Metode persediaan Filo adalah pendekatan yang berlawanan dengan metode metode persediaan FIFO. Dalam metode FILO, barang atau produk yang pertama kali masuk ke dalam persediaan akan menjadi yang terakhir dikeluarkan atau digunakan. Ini berarti bahwa barang yang lebih baru akan dikeluarkan lebih dulu, sedangkan barang yang lebih lama akan tetap ada dalam persediaan.
Contoh penerapan metode FILO:
Sebuah perusahaan e-commerce yang menjual produk-produk dengan cepat berubah menggunakan metode FILO untuk mengelola persediaan mereka. Ini berarti produk-produk yang lebih baru akan ditampilkan dan dijual kepada pelanggan terlebih dahulu, sementara produk yang lebih lama akan tetap tersimpan di gudang.
Metode Persediaan Just-in-Time Management (JIT)
Metode persediaan JIT adalah pendekatan yang bertujuan untuk mengurangi atau bahkan menghilangkan persediaan yang tidak perlu dalam proses produksi dan rantai pasokan. Prinsip utama dari JIT adalah memproduksi atau memasok barang hanya saat diperlukan oleh produksi atau pelanggan, sehingga meminimalkan biaya penyimpanan dan risiko penumpukan persediaan yang tidak terpakai.
Contoh penerapan Metode persediaan JIT
Sebuah Perusahaan pakaian dalam memproduksi pakaian musiman sering menggunakan metode JIT.
Mereka hanya memproduksi pakaian sesuai dengan pesanan dari pengecer dan toko-toko. Sebagai contoh, jika sebuah toko memesan 100 baju musim panas, perusahaan pakaian akan memproduksi baju-baju tersebut secara tepat sesuai jumlah tersebut dan tidak lebih.
Metode persediaan Economic Order Quantity (EOQ)
Metode persediaan Economic Order Quantity (EOQ) adalah pendekatan matematis yang digunakan dalam manajemen persediaan untuk mengidentifikasi jumlah optimal atau pemesanan yang harus dibuat untuk menjaga persediaan dengan biaya total yang minimal. EOQ membantu perusahaan dalam mengatur frekuensi pesanan dan jumlah pesanan agar dapat menghindari biaya penyimpanan yang tinggi dan biaya pemesanan yang tinggi.
Proses perhitungan EOQ melibatkan rumus matematis yang melibatkan variabel-variabel seperti biaya pemesanan, biaya penyimpanan tahunan, dan tingkat permintaan tahunan. Hasilnya adalah jumlah pesanan yang optimal untuk meminimalkan biaya total persediaan.
Penerapan metode EOQ membantu perusahaan mengoptimalkan manajemen persediaan mereka, menghindari pemborosan, dan meningkatkan efisiensi operasional. Meskipun EOQ dapat menjadi alat yang berguna dalam pengambilan keputusan persediaan, perlu diingat bahwa ini adalah model yang didasarkan pada asumsi tertentu, dan situasi nyata dapat lebih kompleks. Oleh karena itu, penggunaan EOQ harus dilakukan dengan hati-hati dan dipertimbangkan dengan konteks bisnis yang sesungguhnya.
Contoh penerapan metode persediaan Economic Order Quantity (EOQ) di Dalam sebuah perusahaan farmasi, metode Economic Order Quantity (EOQ) digunakan untuk mengelola persediaan obat-obatan. Karena obat-obatan memiliki tanggal kedaluwarsa, EOQ membantu mereka dalam memesan jumlah obat yang sesuai, sehingga menghindari kelebihan persediaan yang dapat kadaluarsa sebelum digunakan.
6. Terapkan Manajemen Persediaan pada Bisnis Anda Sekarang!
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen persediaan memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan. Hal ini tidak hanya berkaitan dengan pencatatan dan pengelolaan pergantian persediaan, melainkan juga memberikan sejumlah manfaat positif yang signifikan.
Untuk itulah perusahaan perlu memanfaatkan alat bantu manajemen persediaan yang dapat menyederhanakan proses pengelolaan seluruh persediaan mereka. Pastikan bahwa semua fitur yang ditawarkan dapat memenuhi semua kebutuhan bisnis, termasuk pengelolaan pengiriman, pemantauan perpindahan stok, dan pelaksanaan stock opname dengan efisien.
Dealpos menyediakan beragam fitur canggih yang dapat secara signifikan menyederhanakan pengelolaan bisnis Anda. Salah satu fitur unggulannya adalah aplikasi manajemen persediaan dan distribusi yang menawarkan sejumlah fitur terintegrasi yang dirancang untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan stok Anda.
Keyword Search: Aplikasi Kasir, Software Minimarket, Aplikasi Toko Baju, Aplikasi Toko Buah, Aplikasi Toko Bangunan, manajemen persediaan
