Manajemen Inventory: Pengertian, Proses dan Metodenya

Tanpa manajemen persediaan, kamu berisiko mengalami sejumlah masalah saat menjalankan bisnis. Contohnya, kamu mungkin tidak tahu ketika stok bahan baku habis, terpaksa membuang banyak produk karena kedaluwarsa, atau bahkan terlambat mengirim pesanan kepada pelanggan.

Kejadian-kejadian ini dapat merugikan bisnis kamu, oleh karena itu penting untuk memiliki keterampilan manajemen inventory yang baik. Bagaimana cara melakukannya? Temukan informasi lebih lanjut di sini!

Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Inventory?

Manajemen inventory, atau dikenal juga sebagai manajemen stok, adalah serangkaian proses perencanaan, pengadaan, pengelolaan, dan pengendalian barang-barang atau produk-produk yang dimiliki oleh perusahaan. Tujuannya adalah untuk menjaga keseimbangan antara pasokan dan permintaan, sehingga perusahaan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan sambil menghindari biaya yang tidak perlu.

Manajemen persediaan melibatkan pengambilan keputusan terkait dengan tingkat persediaan yang optimal, pemantauan perubahan dalam permintaan dan pasokan, peramalan kebutuhan masa depan, pengendalian kerugian karena kerusakan atau kecurangan, serta efisiensi dalam proses pengadaan dan penyimpanan barang.

Baca juga: Reorder Point: Definisi dan Cara Menghitungnya

Proses ini juga mencakup klasifikasi barang berdasarkan nilai, pengendalian siklus persediaan, penerapan metode penghitungan fisik, dan pemilihan sistem manajemen persediaan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Manajemen persediaan yang efektif dapat membantu perusahaan meningkatkan laba, mengurangi biaya, meningkatkan layanan pelanggan, dan meminimalkan risiko bisnis yang terkait dengan persediaan.

Sistem dan Proses Manajemen Inventory

Penjelasan rinci setiap langkah dalam sistem dan proses manajemen inventory yang efektif adalah sebagai berikut:

1. Pengadaan dan Penerimaan Barang

Tahap awal dalam manajemen inventaris adalah pengadaan dan penerimaan barang. Ini terjadi ketika perusahaan memesan produk atau bahan dari pemasoknya. Penting untuk memastikan bahwa pesanan yang diterima sesuai dengan yang diminta dan dalam kondisi baik. Proses penerimaan yang baik akan mengurangi risiko menerima barang cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.

2. Pemantauan Tingkat Persediaan

Setelah barang diterima, pemantauan tingkat persediaan menjadi kunci. Ini mencakup pencatatan setiap perubahan dalam stok barang, termasuk barang masuk dan keluar dari gudang atau toko, serta pembaruan status persediaan secara real-time. Sistem pemantauan yang efisien membantu menghindari kekurangan stok yang dapat merugikan pelanggan atau kelebihan stok yang meningkatkan biaya penyimpanan.

3. Penerimaan Pesanan dari Pembeli

Saat pelanggan memesan, tahap ini sangat penting dalam manajemen inventaris. Perusahaan harus siap menerima pesanan dengan cepat dan efisien. Ini melibatkan verifikasi ketersediaan barang dalam inventaris. Penggunaan sistem otomatis semakin umum untuk memberikan informasi stok yang akurat kepada pelanggan saat memesan, mengurangi risiko pesanan tidak terpenuhi, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

4. Konfirmasi Transaksi

Setelah pesanan pelanggan diterima, langkah berikutnya adalah konfirmasi transaksi. Langkah ini penting untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan pesanan sesuai persyaratan bisnis dan pajak yang berlaku. Kesalahan pada tahap ini dapat berdampak serius pada keuntungan dan kepatuhan perusahaan.

5. Pengambilan Barang

Setelah konfirmasi transaksi, langkah berikutnya adalah pengambilan barang dari inventaris. Penting untuk menjaga efisiensi pengambilan barang agar pelanggan mendapatkan pesanan tepat waktu. Keterlambatan dalam pengambilan barang dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan dan merusak reputasi perusahaan.

6. Pembaruan Data Inventaris dan Restok

Langkah terakhir adalah pembaruan data inventaris dan restok jika diperlukan. Ini melibatkan penyesuaian jumlah barang yang tersedia dan tindakan restok jika stok barang mendekati habis. Proses ini mencakup kontak dengan pemasok, pemesanan, dan pengaturan pengiriman barang baru.

Semua langkah ini diperlukan untuk memastikan manajemen inventaris yang efektif dan mengoptimalkan operasi bisnis.

Metode Manajemen Inventory

Manajemen inventaris merupakan salah satu aspek kunci dalam operasi bisnis, dan penerapan metode tertentu untuk mengelola persediaan dapat berdampak besar pada efisiensi dan profitabilitas perusahaan. Berikut adalah penjelasan mengenai beberapa metode manajemen inventaris yang umum digunakan:

1. Economic Order Quantity (EOQ)

Metode EOQ adalah pendekatan matematis untuk menentukan jumlah optimal yang harus dipesan dari suatu barang dengan mempertimbangkan keseimbangan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. EOQ memperhitungkan biaya pemesanan, biaya penyimpanan (biaya untuk menyimpan barang dalam gudang), dan tingkat permintaan. Tujuan utama EOQ adalah mengurangi biaya total terkait dengan pengadaan dan penyimpanan inventaris, dengan mengidentifikasi ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan biaya keseluruhan.

2. Just in Time (JIT)

Metode Just in Time berfokus pada pengiriman barang hanya saat dibutuhkan, tanpa menyimpan persediaan berlebih. Dalam sistem JIT, perusahaan menjaga persediaan seminimal mungkin dan menerima barang dari pemasok segera setelah ada pesanan dari pelanggan. Pendekatan ini mengurangi biaya penyimpanan, risiko penurunan nilai barang, dan biaya pengangkutan, tetapi membutuhkan jaringan pemasok yang kamu kenal dan efisien.

Baca juga: Mengenal Just In Time Inventory dan Cara Kerjanya

3. Minimum Order Quantity (MOQ)

Minimum Order Quantity adalah jumlah minimum yang harus dipesan dari suatu barang oleh pemasok untuk setiap pesanan. MOQ biasanya ditetapkan oleh pemasok untuk mengkompensasi biaya produksi dan pengiriman mereka. Dalam konteks manajemen inventaris, penggunaan MOQ membantu perusahaan mengoptimalkan pesanan dengan menghindari pesanan kecil yang tidak efisien secara biaya.

4. First In, First Out (FIFO)

Metode FIFO mengutamakan barang-barang yang pertama kali masuk ke persediaan untuk dijual atau digunakan pertama kali. Ini cocok untuk produk dengan tanggal kedaluwarsa atau risiko penurunan nilai seiring waktu. FIFO memastikan penggunaan barang tertua dalam stok terlebih dahulu.

5. Last In, First Out (LIFO)

LIFO adalah kebalikan dari FIFO, di mana barang-barang yang terakhir masuk ke persediaan dijual atau digunakan terlebih dahulu. Meskipun kurang umum karena kompleksitas perhitungan dan implikasi fiskalnya, LIFO dapat menghasilkan keuntungan fiskal yang lebih tinggi dalam situasi inflasi.

6. Safety Stock Inventory

Safety Stock adalah persediaan tambahan yang dijaga di luar stok normal untuk mengatasi ketidakpastian dalam permintaan atau keterlambatan pengiriman. Tujuannya adalah menghindari kekurangan stok yang dapat merugikan pelanggan. Stok keselamatan biasanya ditentukan berdasarkan analisis historis dan peramalan permintaan, memungkinkan perusahaan mengatasi perubahan tak terduga tanpa mengganggu operasi bisnis.

Baca juga: Safety Stock: Pengertian dan Cara Menghitungnya

DealPOS

DealPOS adalah Aplikasi Kasir Online yang dirancang khusus untuk bisnis retail yang berkategori Fashion,  Minimarket,  Electronic, Fresh Food dan Toko Bangunan.

Dengan DealPOS, kamu dapat mengelola inventory toko online dan offline secara realtime dalam satu platform. Kamu juga bisa berjualan secara omnichannel (offline dan online), karena DealPOS terintegrasi dengan Marketplace (Shopee, Tokopedia, Tiktok Shop, Lazada) dan Webstore Instant (Woocommerce).