Mengelola inventory adalah salah satu aspek penting dalam operasional bisnis. Baik bisnis kecil maupun besar, pengelolaan inventory yang baik akan memastikan kelancaran operasional, mengurangi kerugian, dan meningkatkan efisiensi. Dalam memilih metode pengelolaan inventory, ada dua opsi utama: sistem manual dan sistem digital. Artikel ini akan membahas lebih mendalam tentang keduanya untuk membantu Kamu menentukan mana yang lebih cocok untuk kebutuhan bisnis Kamu.
Sistem Inventory Manual
Sistem manual adalah metode tradisional yang menggabungkan catatan tertulis atau spreadsheet untuk melacak barang di gudang. Metode ini masih banyak digunakan, terutama oleh usaha kecil yang baru mulai beroperasi.
Keunggulan:
- Biaya Rendah: Sistem manual tidak memerlukan investasi besar untuk perangkat lunak atau perangkat keras. Pengusaha hanya membutuhkan buku catatan, alat tulis, atau perangkat komputer sederhana.
- Kemudahan Implementasi: Tidak memerlukan pelatihan teknis yang rumit. Siapa saja yang memahami dasar-dasar pencatatan dapat langsung menggunakannya.
- Fleksibilitas: Dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik bisnis tanpa batasan dari sistem perangkat lunak.
Kekurangan:
- Rentan Kesalahan: Human error seperti salah menghitung stok, lupa mencatat transaksi, atau kehilangan dokumen sangat umum terjadi.
- Kurang Efisien: Proses pencatatan secara manual memakan waktu, terutama untuk inventory dengan jumlah besar.
- Sulit Dikembangkan: Sistem manual sulit diadaptasi untuk kebutuhan bisnis yang berkembang dengan inventory yang lebih kompleks.
- Kurangnya Transparansi: Melacak perubahan stok secara manual sering kali memerlukan banyak tenaga kerja tambahan dan sulit dilakukan secara real-time.
Sistem Inventory Digital
Sistem digital menggunakan perangkat lunak khusus untuk mengelola inventory secara otomatis. Data disimpan dalam format digital dan dapat diakses kapan saja melalui perangkat yang terhubung ke sistem.
Keunggulan:
- Efisiensi Tinggi: Proses otomatisasi seperti penghitungan stok dan pembaruan data secara langsung menghemat waktu dan tenaga.
- Akurasi Data: Mengurangi risiko kesalahan manusia karena pencatatan dilakukan secara otomatis oleh sistem.
- Kemudahan Akses: Data dapat diakses secara real-time dari berbagai lokasi, baik melalui komputer maupun perangkat seluler.
- Integrasi Sistem: Dapat diintegrasikan dengan software lain seperti sistem akuntansi, manajemen pelanggan (CRM), atau e-commerce.
- Skalabilitas: Cocok untuk bisnis kecil hingga besar dan dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis.
- Pelaporan yang Komprehensif: Sistem digital menyediakan laporan analitik yang mendalam, seperti tren penjualan, barang dengan perputaran tinggi, dan inventory yang perlu dipesan ulang.
Kekurangan:
- Biaya Awal Tinggi: Membutuhkan investasi awal untuk membeli perangkat lunak, perangkat keras, dan pelatihan.
- Ketergantungan Teknologi: Penggunaan sistem digital memerlukan pelatihan bagi pengguna dan sering kali membutuhkan koneksi internet yang stabil untuk beberapa fitur.
- Risiko Keamanan: Potensi ancaman siber seperti peretasan atau kehilangan data jika tidak dilindungi dengan baik.
Perbandingan
| Aspek | Sistem Manual | Sistem Digital |
| Biaya Awal | Rendah | Tinggi |
| Efisiensi Waktu | Lambat | Cepat |
| Akurasi | Rentan kesalahan | Tinggi |
| Kemudahan Akses | Terbatas | Real-time |
| Skalabilitas | Terbatas | Tinggi |
| Laporan | Sederhana | Mendalam dan otomatis |
Faktor yang Perlu Dipertimbangkan
Saat memilih antara sistem manual dan digital, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan:
- Skala Bisnis: Bisnis kecil dengan inventory sederhana mungkin masih bisa menggunakan sistem manual. Namun, jika jumlah SKU (Stock Keeping Unit) meningkat, sistem digital menjadi kebutuhan utama.
- Anggaran: Sistem manual lebih murah untuk implementasi awal, tetapi sistem digital menawarkan efisiensi jangka panjang yang dapat menghemat biaya operasional.
- Kompleksitas Operasional: Bisnis dengan proses logistik yang kompleks, seperti e-commerce atau distribusi, akan lebih diuntungkan dengan sistem digital.
- Kebutuhan Real-Time: Jika Kamu memerlukan data stok secara real-time, seperti untuk mengelola stok lintas cabang atau online store, sistem digital adalah solusi terbaik.
- Keamanan Data: Pastikan bahwa sistem digital yang digunakan memiliki fitur keamanan data yang kamul, termasuk enkripsi dan cadangan data.
Kesimpulan
Sistem manual cocok untuk usaha kecil dengan kebutuhan sederhana dan anggaran terbatas. Namun, untuk bisnis yang berkembang, sistem inventory digital menawarkan efisiensi, akurasi, dan kemampuan skalabilitas yang jauh lebih unggul. Dengan kemajuan teknologi, sistem digital juga semakin terjangkau bagi berbagai skala bisnis.
Sebelum memutuskan, evaluasilah kebutuhan spesifik bisnis Kamu, termasuk anggaran, skala operasional, dan tujuan jangka panjang. Dengan memilih sistem yang tepat, Kamu dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi risiko kesalahan, dan mendukung pertumbuhan bisnis secara optimal.
DealPOS
DealPOS adalah Aplikasi Kasir Online yang dirancang khusus untuk bisnis retail yang berkategori Fashion, Minimarket, Electronic, Fresh Food, Cosmetic & Skincare dan Toko Bangunan.
Dengan DealPOS, kamu dapat mengelola inventory toko online dan offline secara realtime dalam satu platform. Kamu juga bisa berjualan secara omnichannel (offline dan online), karena DealPOS terintegrasi dengan Marketplace (Shopee, Tokopedia, Tiktok Shop, Lazada), Shopify dan Webstore Instant (Woocommerce).
