Technology / Software

Kelola Invoice : Bagaimana cara Menyiapkan , Mengirim dan Followup

Sering kali kita dengar tentang Cash flow. Arus kas inilah yang membuat bisnis kecil tergerak. Dan itulah mengapa mempercepat pembuatan faktur itu penting untuk memastikan Anda dibayar

Beberapa pokok pembahasan yang akan kita bahas antara lain

1. Informasi penting untuk dimasukkan ke dalam faktur
2. Cara terbaik untuk mengirim faktur
3. Cara berbicara dengan pelanggan tentang pembayaran
4. Dan bagaimana POS (DealPOS) dapat membantu

1. Apa yang harus disertakan pada faktur?

Buatlah semudah mungkin bagi pelanggan untuk membayar Anda. Jika Anda menerima pembayaran dari perbankan online, sertakan detail rekening bank. Jika Anda menggunakan layanan seperti PayPal, pastikan untuk menyertakan link sehingga pelanggan dapat membayar hanya dengan satu klik. Menetapkan syarat pembayaran Anda dengan jelas dan tegas akan mempengaruhi seberapa cepat Anda dibayar.

Informasi untuk membantu tim AP dan AR
Menyertakan informasi berikut akan membantu proses piutang (AR) Anda dan proses hutang (AP) klien atau pelanggan Anda:

o Nomor faktur
o Nama bisnis Anda
o Nama klien atau pelanggan
o Alamat klien atau pelanggan
o Alamat bisnis Anda
o Tanggal faktur
o Tanggal pembayaran jatuh tempo
o Deskripsi barang
o Jumlah barang
o Pajak penjualan terutang
o Jumlah total yang harus dibayar

Tips : Menetapkan syarat pembayaran Anda dengan jelas dan tegas akan memengaruhi seberapa cepat Anda menerima pembayaran, jadi pastikan untuk menyertakan penjelasan standar tentang hal itu di setiap faktur.

2. Bagaimana cara mengirim invoice?

Melalui email atau SMS

Mengirim faktur melalui email masih merupakan metode termudah daripada invoice berupa kertas karena mengirim email hanya membutuhkan waktu beberapa menit untuk sampai ke penerimanya. Ini juga mencegah faktur dari kerusakan fisik atau potensi kerugian karena pelanggan dapat dengan cepat mencari faktur di kotak masuk mereka setiap kali mereka membutuhkannya.

Dengan perangkat lunak faktur

Mengunakan software akuntansi atau Point of sale dapat mmbantu anda untuk mempercepat pembuatan faktur , semua transaksi anda akan di proses dan di generate digital berdasarkan data yang anda input

Tip: Pilih perangkat lunak faktur yang membuat faktur yang estetis, terperinci, dan mudah dipahami sehingga penerima tidak menunda permintaan pembayaran saat Anda mengirimkannya.

Melalui penyedia pembayaran

melalui penyedia pembayaran merupakan cara lain untuk mengirim faktur karena mereka umumnya dapat memberi Anda harga dan penawaran yang lebih baik selain itu penyedia pembayaran sering kali dapat mengirimkan laporan terperinci tentang tren, data pelanggan, dan manajemen inventaris kepada usaha kecil.

Melalui pos

Faktur yang dikirim melalui pos mungkin terlihat lebih profesional daripada yang dikirim melalui email, tetapi akan ada biaya extra dalam pencetakan dan pengiriman faktur. Dan ada kemungkinan itu hilang atau rusak di pos atau mungkin tidak sampai ke penerima yang dituju

Tip: Pertimbangkan dampak lingkungan dan biaya ongkos kirim dari faktur surat melalui pos

3.Bagaimana cara berbicara dengan pelanggan Anda tentang faktur

Mempersiapkan faktur dan mengirimkannya hanyalah setengah dari proses.Itu tidak menjamin Anda akan dibayar tepat waktu. Namun jangan khawatir, ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk mempercepat arus kas dan mendorong pembayaran yang lebih stabil.

Jelaskan syarat pembayaran dengan jelas

Pemilik bisnis harus menjelaskan kondisi pembayaran mereka secara terperinci, sebelum menerima pesanan pelanggan. Anda harus menjelaskan kepada setiap pelanggan tanggal jatuh tempo pembayaran, proses dan langkah-langkah yang Anda ambil jika pembayaran tidak diterima tepat waktu. Ini termasuk denda keterlambatan pembayaran.

Menawarkan metode pembayaran yang berbeda

Orang suka membayar dengan cara yang berbeda. Menawarkan lebih dari satu opsi pembayaran memudahkan klien untuk membayar, memungkinkan Anda untuk mendapatkan pembayaran lebih cepat, Berikan pelanggan Anda berbagai metode pembayaran, termasuk kartu kredit, transfer bank, pembayaran online, dan kartu debit,

Pahami kesulitan pembayaran apa pun

Lakukan kontak dengan klien sesegera mungkin setelah mereka melewatkan pembayaran, baik melalui panggilan telepon atau surat.

Tepat waktu dengan tanggapan Anda

Jika Anda lambat dengan tanggapan Anda, Anda mungkin merasa semakin sulit untuk mengamankan pembayaran. Jika Anda tidak cukup responsif, jalur komunikasi mungkin akan menjadi dingin. Ini bisa berarti harus mengirim email tindak lanjut dan panggilan selama berbulan-bulan tanpa hasil, yang tidak baik untuk manajemen waktu atau arus kas Anda

Pertimbangkan rekam jejak pelanggan

Cobalah untuk memahami status keuangan dan riwayat kredit klien Anda, Saat berhadapan dengan pelanggan yang memiliki riwayat pembayaran tepat waktu, jangan repot-repot mengirim email tindak lanjut. Pelanggan yang peduli dengan reputasinya akan lebih mungkin membayar Anda tepat waktu jika Anda bisa bersabar.

4. Bagaimana DealPOS dapat membantu

bagaimana jika Anda adalah bisnis yang menjual barang dan jasa? Atau bisnis yang sebagian besar melakukan penjualan di tempat, dengan hanya sesekali perlu membuat faktur? disini DealPOS dapat membantu anda untuk me manage invoice penjualan anda diantaranya :

o membuat, mengirim, dan mengetahui status invoice
o Terintegrasi dengan sistem akuntansi
o Mengirim invoice melalui email

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: